很多公司和组织都不善于管理时间。如果时间管理得好，其他因素的管理会变得更加简单，项目会更加有效率和有效果。缺乏时间管理将会导致项目的失败。因此，时间管理是项目成功的关键因素。事实上，多年的项目管理经验再三表明一体化的项目计划和调度是项目成功的最重要因素。
工作分解结构（WBS）、甘特图、活动网络图都是用于编制项目计划和进度的关键工具。上一期我们已经专门讲解了WBS这一适用甚广的工具，接下来我们针对计划编制来讨论甘特图及与之相关的里程碑图的用法。
字典中有很多“计划”和“编制计划”的解释。对我们来说，最相关的定义是：“为了做某事或制造什么所做的任何一种预先策划好的具体方法”。“编制计划”是建立目标并预先确定达到目标的最佳方式的过程。字典中还将“项目”作为计划的同义词，并指出：“项目意味着在形成有雄心的或详尽的计划（他们已经开始进行提供住房的项目）中使用冒险性计划或想象。”此外，根据词典，“计划”一词来源于法语单词“较早的”。这里的关键词是“预先”和“较早的”。一项计划是在做达成特定目标工作之前要做的准备工作。
同一个字典将名词“进度”定义为“一个程序或项目确定了时间的计划”，将动词“进度计划”定义为“指定或计划特定的时间和日期”。
因此，编制计划是事先确定项目要做的工作的过程，进度计划是为工作确定特定的时间或日期。项目经理要做计划的原因是另一个问题。以下是三个答案：
1．孔茨和奥唐奈的解释非常简洁：“编制计划在很大程度上是一项使事情按确定方向发生的工作。”他继续阐明“因此，编制计划是一个智能过程，有意识地确定行动过程，根据目的、事实和要考虑的估计进行决策的基础”。
2．在爱丽斯漫游记中，柴郡猫（Cheshire Cat）有另外一个但相似的回答：
“柴郡猫，请告诉我，我应该走那一条路好吗？”
“那要看你想去哪了？”猫回答说。
“去哪对我来说无所谓”爱丽斯说。
猫说到“那么你走哪条路都没有关系”
“——只要能到某处就行，”爱丽斯随即解释到
“噢，如果你能走得足够远，”猫说到，“你就能够做到。”
爱丽斯感到这是不能否认的。
和孔茨和奥顿奈尔一样，猫建议如果你特别想去某个地方，你就必须知道那个地方在哪并准备一个到达那里的计划。
3．计划提供了控制的基础。没有计划，就没有确定何时发生变化的基础，也没有采取正确行动的基础。如果爱丽斯走哪条路都没有区别的话，那就没有控制的必要，最终她只能到达“某处”。
计划有三个目的：（1） 思考为达到目的应采取的步骤；（2） 为从事项目的人员指明方向，以确保他们向相同的目标努力；（3）为必要时采取正确的行动提供识别变化的基础。
然而，更多的和更好的计划和进度有时没有被执行，其原因如下：
1．懒惰：通常开始着手工作比坐下来计划更有趣味。
2．逃避责任：存在计划而没有测量绩效的准则。
3．无能为力：某些人很难想出某一过程的逻辑步骤。
4．忽视无知：一些人不知道如何编制计划和进度。
前两项是管理和内部纪律问题，第三项是那些需要在一起工作的其他重要的项目团队成员的特性。第四项是本文的目的——提供编制计划和进度的依据。
甘特图是一个项目中活动的图形描述，按时间先后一致顺序在时间标尺上排列，用横道表示活动的持续期间。甘特图是美国工程师、社会科学家亨利.L.甘特在二战前作为生产控制工具开发出来的，用于表示项目的主要活动和其关键事件或里程碑。甘特图很容易生成。它可以是在图纸上生成的简单版本或者利用项目管理软件生成的更复杂的自动版本。在很多项目管理软件应用模块中，甘特图都是主要的表示形式。
在当前使用的计划技术出现之前，公司都用专业的计划员和进度计划员准备甘特图，用于管理项目群。这些人员了解需要完成的活动的顺序、活动之间的关系以及历史上这些活动的持续时间。在20世纪40年代、50年代以及后来，进度计划小组要为复杂的项目内容准备项目进度计划，例如，开发新型航空器、轮船或水利发电大坝。这些甘特图包括成千上万个活动并且全部用人工完成。
甘特图的横轴表示项目的总时间跨度，细分为时间增量（如：日、周、或月），纵轴包括一个构成项目的活动列表。列表按时间顺序排列，有时甘特图又被称为“瀑布图”。
图1表示了一个飞行器外部油箱塔门的初始生产的甘特图。
不同长度的横道表示了每个活动的时间跨度。横道的跨度可以重叠，表明不同的活动在同一时间跨度内同时执行。横道在最初时是两端开放的长方形。随着项目的进展，可能要追加第二条横道，带箭头的或加黑的横道，表明活动已经完成或活动部分完成。垂直线通常用来代表当前报告的数据。用不同的符号表示数据、关系、和重要的事件。为个体责任范围建立分离的甘特图是非常有用的。
自动生成的甘特图存储了更多的有关于活动的信息，例如，安排到特定活动的个人和任何注释。甘特图也有利于方便理解和修改。
甘特图给出了项目状态的清楚的说明。它主要的缺点是不能表示活动的相关性——也不可能从甘特图获知一项活动的延期会如何影响其他活动。完成的百分比数，如果有的话，也需要就其绩效、进度、或成本加以解释。同样，甘特图也不适用于做假设分析或建立项目计划模型。
然而，甘特图的显示方法是说明进度计划数据的优先选择。它的缺陷可以通过用项目管理软件开发信息和用甘特图格式显示该软件的输出来迅速地纠正。
从项目建立到结束项目的整个生命期内会发生很多事件。最重要的事件被标明为“里程碑”。这些里程碑用于测量项目已获得的进展和与控制项目相关的绩效。进度支付经常按照关键里程碑中已核实的成果来进行。
建议每一个重要的内部或外部可交付成果或重要活动的完成都应以里程碑形式在甘特图上表示出来。无论采用何种计划方法都应这样做。活动横道应终止在里程碑上，如图2所示。每个里程碑都应该有一个明确的包括文字的描述，如“开始”或“完成”或类似文字。在应用项目管理软件时，一个里程碑是一个零持续时间的活动，在屏幕上或在打印时以三角形、菱形等图形表示。这使得甘特图非常易于使用并集中注意力于重要事件。
在项目执行过程中，中间的里程碑也必然会遇到。这些里程碑由项目经理定义并可以在甘特图上表明。重要的会议和审查经常用里程碑表示，特别在几个紧前活动的端点。
图3用简明的工作范围元素表示了一个纯里程碑图表，工作范围元素用在结尾处带有里程碑的直线表示。除非在活动描述中指明了“开始”，每一个里程碑都假设为活动的完成。而且，“开始”事件通常是在那些进度计划中排定的活动的开始日期，里程碑或“完成”事件通常结束于工作日的结尾。
有时，一个简单的表格列表是表示进度的最容易的方法。图4给出了一个例子。
附：直接与计划和进度相关的常用术语定义包括：
活动（Activity）：项目过程中的要执行的工作元素。一个活动通常具有预计的时间、成本和资源需求。活动要定义起点和终点。
可交付成果（Dliverable）：为了完成项目或其一部分，而必须做出的可测量的、有形的及可验证的任何成果、结果或事项。所有的工作包和大多数活动都生产出产品，这些产品称为可交付成果。这个术语通常更狭义地用于对外可交付成果，即服从项目发起人或顾客要求的可交付成果。
里程碑（Milstone）：(1) 项目中的重大事件，通常指一个主要可交付成果的完成，或 (2) 项目中可清晰识别的点或一组活动，它通常代表一个报告要求或一个大型活动或一组重要的活动的完成。
计划（Plan）：未来行动过程的预定路线。
项目群（Program）：一组相关的采用协调方式管理的项目。项目群可能包括一个正在进行的工作元素直到该项目群周期结束。
项目（Project）：为创造独特的产品、服务或结果而进行的一次性努力。
项目进度（Project Schedule）：是执行项目各项活动和到达里程碑的计划日期。进度或进度的相关部分按日期先后顺序列出活动启动或者完成的日期。
任务（Task）：一个一般性术语，表示一个项目中最底层的工作；通常与术语“活动”混合使用。任务有时用于定义活动的进一步分解。
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